Organiser ses projets et suivre le planning
Regrouper les comptes rendus par projet, inviter les intervenants, suivre les échéances extraites automatiquement et cocher ce qui est fait dans ArchiVoice.
Équipe ArchiVoiceMis à jour le Les projets
Un projet regroupe tous les comptes rendus d'un chantier, et le document de suivi qui les synthétise. Invitez les personnes concernées par Partager, en lecture seule ou en édition. Le tri Par nom suit vos numéros de dossier (25 050 avant 25 136).
Les comptes rendus se rangent tout seuls par phase : esquisse, APS, APD, PRO, DCE, négociation (ACT), chantier, réception, SPS, plus un bloc pour les visites et un pour les réunions sans phase. Pour une réunion, la phase se choisit dans les options (ESQ à ACT) ; le chantier et la réception ont leur propre type. Pour une visite du coordonnateur SPS : Réunion de chantier, puis Qui mène la réunion ? Coordonnateur SPS. Un compte rendu mal rangé se déplace par ses trois petits points, Ranger dans.
En détail : comment le bloc d'un compte rendu est choisi
- D'abord votre rangement à la main (Ranger dans), s'il y en a un.
- Puis la coordination SPS, si la réunion de chantier est menée par le coordonnateur : elle a son bloc, après la réception.
- Puis le type : une réunion de chantier va dans Chantier (la DET), une réception dans Réception (l'AOR), une visite dans Visites.
- Pour une réunion, la phase choisie à la création ; sans phase choisie, celle que l'IA repère dans ce qui a été dit ; sinon, le bloc Réunions.
- Dans chaque bloc, du plus récent au plus ancien. Un compte rendu SPS est rédigé du point de vue du coordonnateur : observations par entreprise, mesures demandées, inspections communes et PPSPS.
Les intervenants du chantier
Réunions, réunions de chantier et réceptions ont un tableau des intervenants : maître d'ouvrage, maîtrise d'œuvre, bureaux d'études et de contrôle, SPS, entreprises, avec leur présence (présent, excusé, absent). Rien à saisir : l'IA reconnaît les personnes citées.
- Une entreprise déjà rencontrée est reconnue au chantier suivant, avec ses coordonnées.
- Un nom qui ressemble fort à une fiche existante (« Garnié » et « Garnier ») : ArchiVoice vous demande C'est le même ou C'est un autre. Rien n'est fusionné sans vous.
- Dans l'éditeur, une pastille change une présence d'un clic, et la poignée à gauche d'une ligne la déplace.
- Le menu Intervenants rassemble tout votre carnet, avec une recherche par nom, entreprise ou téléphone.
Le rôle de chacun
À sa première visite, chaque invité indique quel intervenant il est dans la liste du chantier. Le filtre Mes tâches du planning lui montre alors ses échéances, qu'il peut cocher.
Le planning
- Chaque action datée d'un compte rendu devient une échéance, avec son responsable.
- Voyants : bleu à venir, vert fait, gris passé sans être coché.
- D'une réunion à l'autre, ArchiVoice reprend les points ouverts : une tâche dite faite se coche toute seule, une tâche redatée remplace l'ancienne.
- Une date se déplace à la main, et le compte rendu suit.
- Le planning général rassemble tous vos projets ; chaque projet a aussi le sien.
En détail : le planning au quotidien
- Cocher une tâche la passe en vert, la sort du compteur, et l'assistant IA arrête de vous la rappeler.
- Une intervention qui glisse d'une semaine se redate à la main : la nouvelle date est reportée dans le compte rendu.
- Le filtre par projet du planning général retrouve vite un chantier quand vous en suivez plusieurs.
- Demandez à l'assistant IA « mes échéances de la semaine » : chaque ligne de sa réponse ouvre le planning sur le bon jour.
Le pointage par les entreprises
Pas besoin de compte : le lien chantier ouvre le même calendrier aux entreprises, qui cochent elles-mêmes ce qui est fait. Tout est expliqué dans Partager et diffuser.