Partager et diffuser ses comptes rendus
Inviter la maîtrise d'ouvrage sur un projet ArchiVoice, donner le lien chantier aux entreprises pour le pointage sans compte, et gérer la diffusion des comptes rendus.
Équipe ArchiVoiceMis à jour le Inviter sur un projet
Page du projet, Partager puis Inviter par e-mail. Deux niveaux : lecture seule (la maîtrise d'ouvrage suit le chantier) ou édition (un collaborateur travaille sur le projet comme vous ; seul le propriétaire invite). L'invité reçoit un mail avec le lien (et une notification s'il a déjà un compte) ; sans compte, il crée son accès depuis ce mail. À sa première visite, il indique quel intervenant il est.
Le lien chantier : le pointage sans compte
- Page du projet : Partager, Lien chantier, Créer le lien chantier. Envoyez-le par e-mail, SMS ou WhatsApp.
- L'entreprise ouvre le lien et choisit son nom dans la liste des intervenants du chantier. Le choix est mémorisé sur son appareil, ses points passent en tête.
- Elle coche ce qui est réalisé : votre planning se met à jour, avec la trace de qui a coché.
- Un seul lien par chantier, pour tout le monde.
- La fenêtre Lien chantier dit s'il a été ouvert, et combien de fois.
- Le lien expire au bout de 90 jours et se révoque en un clic.
En détail : ce que voient les invités et les entreprises
- Un invité en lecture seule lit les documents du projet et coche ses propres tâches ; il ne modifie rien d'autre.
- Un invité en édition travaille comme vous sur le projet : documents, rangement, intervenants, lien chantier. Seul le propriétaire invite de nouvelles personnes.
- Sur le lien chantier, chacun voit d'abord ses points, puis le reste du chantier en lecture. Le choix de son nom est mémorisé sur son appareil, pour ce chantier.
- Chaque coche porte la trace de qui l'a faite : vous savez qui a déclaré une tâche réalisée.
- Les échéances viennent des comptes rendus : voir le guide du planning.
Maîtriser la diffusion
- Un compte rendu sensible peut être retiré de la diffusion d'une personne, sans la retirer du projet.
- Le document de suivi donne la synthèse vivante du chantier, enrichie à chaque compte rendu.
- Un invité peut masquer un document qui ne le concerne pas.
Le PDF et son e-mail d'envoi
Le PDF reprend votre logo, vos coordonnées et votre style ; pendant la bêta, une mention « Rapport ArchiVoice.fr » figure en pied de page. Un exemple est consultable par vos clients : voir l'exemple de compte rendu.
Le bouton Mail de l'éditeur rédige l'e-mail à partir du document : avec le PDF joint (un mail court, l'objet reprend le compte rendu et le projet) ou le mail fait compte rendu (l'essentiel dans le corps du mail). Il commence par un simple « Bonjour » : il vaut pour tous les destinataires. Retouchez à la main ou demandez à l'IA (« plus court »), puis Copier, ou ouvrez-le directement dans votre messagerie : la flèche du bouton bleu propose Gmail, Outlook, Yahoo, Proton Mail (application ou site web) ou une autre application installée, destinataires, objet et texte déjà posés. Le PDF reste à joindre.
Pour que Proton Mail (application) ouvre bien l'application, faites-en une fois votre messagerie par défaut : sur iPad ou iPhone, Réglages, Proton Mail, App de messagerie par défaut ; sur ordinateur, dans l'application Proton Mail, Paramètres, « Définir comme application de messagerie par défaut ».
