Réunion de chantier : déroulement, ordre du jour et modèles
La réunion de chantier est le rendez-vous qui fait avancer l'opération : chaque semaine, la maîtrise d'œuvre y réunit les entreprises pour constater l'avancement, trancher les questions en suspens et fixer qui fait quoi avant la réunion suivante. Voici qui la convoque, comment la dérouler en une heure trente, ce que prévoit le marché en cas d'absence, et les modèles de convocation et de feuille de présence à télécharger.
Définition
Qu'est-ce qu'une réunion de chantier ?
La réunion de chantier est la réunion périodique, le plus souvent hebdomadaire, qui rassemble sur le site l'architecte ou le maître d'œuvre et les entreprises titulaires des lots, parfois le maître d'ouvrage, l'OPC, le coordonnateur SPS et le bureau de contrôle. On y fait le point sur l'avancement de chaque lot, on y prend les décisions techniques et on y fixe les actions à mener, avec un responsable et une échéance. Elle est dirigée par la maîtrise d'œuvre dans le cadre de sa mission de direction de l'exécution des travaux (DET). Ce qui s'y dit n'a de valeur qu'une fois écrit : le compte rendu diffusé après la réunion est la trace qui engage les parties.
Qui organise, qui participe
| Intervenant | Rôle en réunion | Présence |
|---|---|---|
| Architecte ou maître d'œuvre | Convoque, anime, tranche les questions techniques, rédige et diffuse le compte rendu. | Toujours |
| Entreprises des lots | Rendent compte de leur avancement, signalent les difficultés, s'engagent sur des dates. | Selon la convocation, obligatoire si le marché le prévoit |
| Maître d'ouvrage | Valide les choix, les travaux modificatifs et leurs coûts. | Facultative, utile aux étapes clés |
| OPC | Tient le planning et coordonne les interventions ; peut animer la partie planning. | Quand la mission existe |
| Coordonnateur SPS | Traite la sécurité et la coactivité ; rédige ses propres observations. | Périodique |
| Bureau de contrôle | Émet ses avis sur la solidité et la sécurité des ouvrages. | À la demande |
La règle qui évite la moitié des réunions inutiles : chaque entreprise envoie un représentant habilité à décider pour son lot. Un compagnon sans pouvoir de décision ne peut pas s'engager sur une date, et le point revient la semaine suivante.
Le déroulement type d'une réunion
Une réunion de chantier bien tenue dure entre une heure et deux heures, visite comprise. L'ordre ci-dessous est celui qui fonctionne sur la plupart des opérations, parce qu'il part de ce qui a été promis la semaine précédente.
1. Le tour de table et les présences
Qui est là, qui s'est excusé, qui est absent sans prévenir. Ce relevé paraît administratif ; c'est pourtant lui qui fonde les pénalités d'absence prévues par certains marchés.
2. L'approbation du compte rendu précédent
On recueille les observations reçues sur le document de la semaine passée. Sans observation dans le délai fixé par le marché, il est réputé accepté : c'est ce qui lui donne sa force en cas de désaccord ultérieur.
3. Le suivi des actions ouvertes, lot par lot
Chaque entreprise répond sur ce qu'elle devait faire : fait, pas fait, nouvelle date. C'est la partie la plus longue et la plus utile, à condition de partir de la liste écrite des actions, pas de la mémoire de chacun.
4. Le planning, puis les points techniques
Retards constatés, recalage des interventions, puis les questions à trancher : choix de matériaux, détails d'exécution, visas de plans. Une décision prise en réunion doit être formulée à voix haute, avec son responsable : c'est ce qui permettra de l'écrire sans ambiguïté.
5. Sécurité, maître d'ouvrage, visite
Les points de sécurité et de propreté du chantier, les demandes du maître d'ouvrage et les travaux modificatifs, puis la visite des ouvrages, où l'on constate sur place ce dont on vient de parler.
6. La prochaine réunion
On termine par la date de la réunion suivante et la liste des intervenants convoqués. Une entreprise qui n'intervient pas la semaine prochaine n'a pas à se déplacer, et ne pourra pas être comptée absente.
Convocation, ordre du jour et feuille de présence : modèles
La convocation part avec le compte rendu de la réunion précédente, au plus tard deux jours avant. Elle tient en une page :
Convocation à la réunion de chantier : structure type
1. Objet : Réunion de chantier n°, nom et adresse de l'opération.
2. Date, heure et lieu de rendez-vous : Base vie, bungalow ou salle de réunion, avec la durée prévue.
3. Rappel de la règle de présence : Représentant habilité à décider, obligation et pénalités prévues par le CCAP le cas échéant, consigne pour s'excuser.
4. Ordre du jour : Les points dans l'ordre de la réunion, qui les présente, durée indicative.
5. Intervenants convoqués : Lot par lot, avec le représentant attendu.
6. Pièces jointes et consignes : Compte rendu précédent, planning à jour, équipements de protection pour la visite.
À télécharger
Convocation, ordre du jour et feuille de présence (Word, Excel, PDF)
La convocation prête à envoyer avec son ordre du jour en neuf points, la feuille d'émargement à faire signer le jour même, et une feuille de présence Excel qui compte toute seule les absences de chaque entreprise sur la durée du chantier.
Gratuit, sans inscription. Utilisation libre dans vos opérations.
Absences : ce que permet le marché
Aucun texte général n'oblige une entreprise à assister aux réunions de chantier : c'est le marché qui le fait. Le CCAP prévoit souvent la présence obligatoire des entreprises convoquées et une pénalité forfaitaire par absence non excusée. Trois conditions pour que cette pénalité tienne :
- Une convocation écrite : une entreprise qui n'a pas été convoquée ne peut pas être absente.
- Un relevé de présence à chaque réunion, en distinguant l'absent de l'excusé, qui a prévenu.
- Un compte rendu qui l'écrit et qui est diffusé à tous : c'est la preuve que l'on produira au moment d'appliquer la pénalité.
Le compteur d'absences
Après la réunion : le compte rendu
La réunion ne vaut que par son compte rendu. Diffusé sous 48 heures, il reprend les présences, l'avancement par lot, les décisions et les actions avec leur responsable et leur échéance. C'est aussi la liste dont partira le point 3 de la réunion suivante. La structure complète, un exemple rédigé et un modèle Word sont dans notre guide du compte rendu de chantier.
Le temps passé à rédiger ce document est le vrai coût de la réunion : une à deux heures de bureau pour une heure trente sur le chantier. C'est ce que supprime un logiciel de compte rendu de chantier qui part de l'enregistrement de la réunion.
Enregistrez la réunion, le compte rendu se rédige tout seul.
ArchiVoice part de l'enregistrement de la réunion entière, ou de cinq minutes de dictée en sortant : présences, avancement par lot, décisions et tâches datées par entreprise. Les actions restées ouvertes reviennent dans le compte rendu suivant, et les absences se comptent d'une réunion à l'autre.
En résumé
- La réunion de chantier est dirigée par l'architecte ou le maître d'œuvre (mission DET), en général chaque semaine, en une heure à deux heures visite comprise.
- Son ordre efficace part des actions promises la semaine précédente, lot par lot, avant le planning et les points techniques.
- La présence obligatoire et les pénalités d'absence viennent du CCAP ; elles supposent une convocation écrite et un relevé de présence dans chaque compte rendu.
- Le compte rendu diffusé sous 48 heures fait foi. ArchiVoice le rédige à partir de l'enregistrement de la réunion, présences et compteur d'absences compris.
Questions fréquentes
L'architecte ou le maître d'œuvre, dans le cadre de sa mission de direction de l'exécution des travaux (DET) : il convoque, anime, tranche les questions techniques, puis rédige et diffuse le compte rendu. Quand une mission OPC existe, l'OPC peut animer la partie planning. Le maître d'ouvrage peut assister, sans obligation.
Si le marché le prévoit, ce qui est fréquent : le CCAP impose souvent la présence des entreprises convoquées et fixe une pénalité par absence non excusée. Pour l'appliquer, il faut une convocation écrite, un relevé des présences à chaque réunion distinguant les absents des excusés, et un compte rendu diffusé qui l'écrit.
Chaque semaine sur la plupart des opérations, le même jour et à la même heure, ce qui facilite la présence des entreprises. Sur un petit chantier ou en phase calme, une réunion tous les quinze jours peut suffire. La fréquence est souvent fixée par le marché de maîtrise d'œuvre ou le CCAP.
Entre une heure et deux heures, visite des ouvrages comprise. Au-delà, c'est en général que les actions de la semaine précédente n'ont pas été préparées : partir de la liste écrite des actions ouvertes, lot par lot, est ce qui raccourcit le plus la réunion.
Oui, à condition d'en informer les participants au début de la réunion. L'enregistrement sert à rédiger le compte rendu sans rien oublier ; c'est le compte rendu diffusé qui fait foi. ArchiVoice part de cet enregistrement pour rédiger le compte rendu complet, présences comprises.
Cet article est rédigé et tenu à jour par Côme, fondateur d'ArchiVoice, le logiciel qui transforme la dictée des architectes en comptes rendus prêts à diffuser. Il présente les principes généraux applicables aux opérations courantes et ne remplace pas un conseil juridique sur un dossier particulier.
